Wybieramy idealną kserokopiarkę

Istnieje kilka podstawowych parametrów na które należy zwrócić uwagę w czasie kupowania kserokopiarki jeżeli chcemy, aby takie urządzenie było dla nas faktycznie idealne.

Pierwszą sprawą jest to, jaki format papieru może obsługiwać dany model. W biurach najczęściej korzysta się z kartek w formacie A3 oraz A4, ale warto pamiętać, że kserokopiarki przeznaczone do większych modeli obsługują również te mniejsze. Kupując na przykład model przeznaczony do formatu A3 bez problemu będziemy mogli w takim razie pracować z kartkami A4 czy A5. Warto przed dokonaniem zakupu sprawdzić dokładnie, czy w naszym biurze istnieje faktycznie duże zapotrzebowanie na druki w formacie A3, bowiem nie w każdym przypadku są one tak istotne. Kolejnym parametrem jest tak zwana miesięczna obciążalność. Parametr ten ustalany jest dla każdego modelu przez jego producenta. Mówi nam on, jak wiele wydruków i kopii może wykonać konkretna kserokopiarka w ciągu jednego miesiąca. Wybranie pod tym względem właściwego dla siebie modelu nie zawsze jest tak proste jak się wydaje – niekiedy samo ustalenie swoich potrzeb nie wystarczy. Warto w takim razie skontaktować się w tym celu z odpowiednim doradcą który będzie w stanie stwierdzić, na jakie dokładnie rozwiązanie powinniśmy się zdecydować. Jednym z najlepszych sposobów na określenie swoich rzeczywistych potrzeb w tym zakresie jest sprawdzenie, jak dużo dana firma zużywa papieru w ciągu miesiąca.

Najczęściej z góry zakłada się, że jedno niewielkie biurko na którym stoją 2-4 komputery miesięcznie wytwarza około 2500 dokumentów. Nie należy jednak brać tego za pewnik, bowiem liczba ta może znacznie się od siebie różnić w zależności od specyfiki i charakteru danego miejsca pracy. Inną ważną rzeczą na jaką musimy zwrócić uwagę jest sama funkcjonalność danego urządzenia. Modele obsługujące mniejsze formaty papieru w większości przypadków posiadają praktycznie te same funkcje – łączą w sobie kopiarkę, faks, drukarkę oraz skaner. Niekiedy dostępne są także dodatkowe elementy wyposażenia, takie jak podajnik do dokumentów, interfejs sieciowy oraz dupleks, dzięki któremu możliwe jest wykonywanie druku obustronnego. W przypadku urządzeń obsługujących format przynajmniej A3 będziemy mieli znacznie większe możliwości. Bardzo często to sam klient decyduje o tym, jakie dokładnie wyposażenie będzie dostępne w danym modelu. Warto rzecz jasna zapoznać się z dostępnym tutaj wyposażeniem dodatkowym, bowiem znacznie może ono ułatwić nam pracę. Do najważniejszych propozycji tego typu należy między innymi karta bezprzewodowa, faks, drukarka, skaner, automatyczny podajnik dokumentów, dodatkowe kasety na papier, dodatkowy bank papieru czy finiszer, który pomoże nam w późniejszym uporządkowaniu przygotowanych przez nas dokumentów. Dobrze będzie jednak dokładnie zastanowić się nad tym, jakie dokładnie opcje tego typu będą nam potrzebne. Może się bowiem okazać, że sporo zapłacimy za rzeczy, z których w gruncie rzeczy nie będziemy nawet korzystali. W czasie wybierania dla siebie takiego sprzętu nie możemy również zapominać o potencjalnych kosztach jego eksploatacji. Poszczególne materiały jakie są potrzebne do jego poprawnej pracy mają określoną żywotność i wymagają regularnego wymieniania. Niektóre prace z tym związane są objęte umową gwarancyjną, ale koszt wykonania innych musimy z kolei pokryć już z własnej kieszeni.